PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM YÖNERGESİ

DÜZCE DEFTERDARLIĞI PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Dayanak, Misyon ve Tanımlar

Amaç

Madde 1- Bu Yönergenin amacı; Düzce Defterdarlığı Personel Müdürlüğü servislerinin fonksiyonel ve operasyonel görev dağılımını belirlemek, verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar geliştirmek, hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini göstermek, yönetici ve personelin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmasını sağlamaya yönelik tedbirler almaktır.

Dayanak

Madde 2- Bu Yönerge; Maliye Bakanlığı Defterdarlık İç Kontrol Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır.

Defterdarlık Misyonu

Madde 3-  Maliye Bakanlığı’nın “ekonomik ve sosyal hedeflere ulaşmak amacıyla iyi yönetim ilkeleri gözetilerek maliye politikalarının hazırlanmasına katkı sağlamak, belirlenen maliye politikalarını uygulamak, uygulamayı takip etmek ve denetlemek” misyonunu, görev alanı içerisinde gerçekleştirmek.

Müdürlük Misyonu

Madde 4- Bakanlığın ilkeleri ve hedefleri doğrultusunda, çağdaş insan kaynakları yönetimi anlayışıyla hızlı ve kaliteli hizmet sunmaktır.

Tanımlar

Madde 5- Bu Yönergede geçen;

  1. Bakanlık: Maliye Bakanlığını,
  2. Genel Müdürlük: Personel Genel Müdürlüğünü,
  3. Valilik: Düzce Valiliğini,
  4. Defterdarlık: İl Defterdarlığını,
  5. Defterdar: İl Defterdarını,
  6. Müdürlük: İl Defterdarlık Personel Müdürlüğünü,
  7. Müdür: İl Defterdarlık Personel Müdürünü,
  8. Yönerge: Bu Yönergeyi,

ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Müdürlüğün Görevleri,

Fonksiyonel Teşkilat Şeması ve Görev Dağılımı

Müdürlüğün görevleri

Madde 6- Personel Müdürlüğünün görevleri;

  1. Defterdarlığın insan gücü planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmaları yapmak, personel ihtiyaçlarını Bakanlığa iletmek,
  2. Defterdarlık personelinin atama, nakil, özlük, emeklilik işleriyle ilgili işleri yapmak,
  3. Defterdarlık personeli hakkındaki Disiplin Soruşturmaları ile İdari Davalara ilişkin işlemeleri yürütmek,
  4. Defterdarlık personelinin mal bildirimlerinin incelenmesi ve karşılaştırılmasına yönelik gerekli çalışmaları yürütmek,
  5. Defterdarlık personeli ile ilgili hizmet içi eğitim planlarını hazırlamak ve uygulamak,
  6. Defterdarlık personelinin kimlik ve pasaport taleplerinin karşılanmasına ilişkin gerekli çalışmaları yürütmek,
  7. Defterdarlık hizmet araçlarının sevk ve idaresi ile bakım ve onarımlarını gerçekleştirmek,
  8. Defterdarlık yemekhane hizmetlerini yürütmek,
  9. Defterdarlığın sivil savunma işlemlerini yürütmek,
  10. Defterdarlığa, Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca ve Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) yoluyla yapılan başvuruların cevaplandırılmasına yönelik işlemleri koordine etmek,
  11. Defterdarlık birimlerinde staj yapma talebinde bulunan öğrencilerin bu taleplerinin karşılanmasına yönelik işlemleri yürütmek,
  12. Defterdarlık İç Kontrol Eylem Planı uygulamalarını koordine etmek,
  13. Defterdarlık Web sayfasının aktif olarak hizmet vermesini sağlamak,
  14. Hükümet Konağının elektrik, su ve doğalgaz tüketim bedellerinin ödenmesi işlemlerini yürütmek,
  15. Defterdarlık hizmet binasının (hizmet alımı da dahil) temizlik işlerinin sevk ve koordinesini sağlamak,
  16. Defterdarlığın genel evrak kayıt işlemlerini yürütmek,
  17. Defterdarlık birimlerinin istatistiki bilgilerini koordine ederek brifing hazırlamak,
  18. Defterdarlıkça verilecek benzeri görevleri yapmak.

Fonksiyonel Teşkilat Şeması ve Görev Dağılım

Madde 7- Defterdarlığın Fonksiyonel Teşkilat Şeması, temel yetki ve sorumluluk dağılımını, hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde Ek-1’deki gibi belirtilmiştir.

Geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma nedenleriyle görevi devralacak personel ile personelin asli olarak yürüttüğü göreve ilişkin bilgileri ihtiva eden Görev Dağılımı Ek-2’de gösterilmiştir.

Personelin görev dağılımında değişiklik olması halinde, Görev Tanım Rehberi (form) yenilenerek Müdür tarafından onaylanır ve ilgili personele imza karşılığı duyurularak, değişikliğin olduğu tarihten itibaren beş iş günü içerisinde ilgili personelin dosyasına konulur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Servislerin Görevleri

Personel Servisinin Görevleri

Madde 8- Personel Servisinin Görevleri;

  1. Defterdarlık birimlerinin personel ihtiyaçlarını belirleyerek Bakanlığa bildirmek,
  2. Atama, nakil, geçici görevlendirme, vekalet, ilerleme, yükselme, hizmet değerlendirmesi ile diğer özlük işlemlerini yapmak ve bu konulardaki dilekçelere cevap vermek,
  3. Kurumlar arası nakil taleplerini inceleyerek gerekli şartları taşıyanlar ile yeniden memuriyete atanma talebinde bulunup atanmaları uygun görülenlerin taleplerini Genel Müdürlüğe iletmek ve olumlu değerlendirilmesi halinde atamaları gerçekleştirmek,
  4. Defterdarlık personeli hakkında 657, 3628 ve 4483 sayılı Kanunlar uyarınca soruşturma başlatmak veya başlatılan soruşturma, kovuşturma veya yargılama aşamalarının takibi ve sonuçlandırılmasına dair işlemler ile idari davalara ilişkin işlemleri yürütmek,
  5. Defterdarlık personeline mal bildirimlerinin incelenmesi ve karşılaştırılmasına yönelik çalışmaları gerçekleştirmek, Bakanlık atamalıların mal bildirimlerini Genel Müdürlüğe göndermek,
  6. Defterdarlık personeli ile ilgili hizmet içi eğitim planlarını hazırlayıp uygulayarak sonuçlarını Bakanlığa bildirmek,
  7. Kadro durumları, personel hareketleri, vekalet işlemleri vb. konulara ilişkin istatistiki bilgileri belirlenen süreler içerisinde Bakanlığa göndermek,
  8. Defterdarlık personelinin kimlik taleplerini karşılamak, Bakanlık atamalıların taleplerini Genel Müdürlüğe göndermek,
  9. Emekliler dahil tüm Defterdarlık çalışanlarının pasaport taleplerinin karşılanmasına ilişkin gerekli çalışmaları yürütmek,
  10. Defterdarlık hizmet araçlarının sevk ve idaresi ile bakım-onarım, akaryakıt alımı ve sigorta-muayene gibi işlemlerini gerçekleştirmek,
  11. Defterdarlık yemekhane hizmetlerine ilişkin işlemleri yürütmek, hesap ve kayıtları tutmak,
  12. Defterdarlığın sivil savunma işlemlerini yürütmek,
  13. Yükseköğretim öğrencileri ile Meslek Lisesi öğrencilerinin Defterdarlık birimlerinde staj yapma taleplerinin değerlendirilmesi ile ilgili işlemleri yürütmek,
  14. Defterdarlık İç Kontrol Eylem Planı uygulamalarının koordine edilmesi ile uygulamalara ilişkin birim çalışmalarını yürütmek,
  15. Defterdarlığa, Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca ve Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) yoluyla yapılan başvuruların cevaplandırılmasına yönelik işlemleri yürütmek,
  16. Defterdarlık internet sitesinin aktif olarak hizmet vermesini sağlamak amacıyla gerekli çalışmaları yürütmek, sitede yayımlanmasına karar verilen bilgi ve belgeleri yayımlamak,
  17. Hükümet Konağının; elektrik, su ve doğalgaz tüketim bedelleri ile Müdürlük personeline yapılması gereken aylık ve diğer ödeme işlemlerini sonuçlandırmak, Müdürlük hizmetlerinin gereği olarak ortaya çıkan ihtiyaçların karşılanmasına ilişkin satın alma işlemlerini gerçekleştirmek,
  18. Defterdarlık hizmet binasının (hizmet alımı da dahil) temizlik işlerinin sevk ve koordinesine ilişkin işlemleri yürütmek,
  19. PEROP otomasyon sistemini kullanarak bilgi girişleri ve güncellemeleri yaparak amirler ve üst birim tarafından doğru ve güncel bilgiye erişim imkanı sağlamak,
  20. Müdürlükçe verilecek diğer görevleri yapmak,

Genel Evrak Servisinin Görevleri

Madde 9- Genel Evrak Servisinin Görevleri;      

  1. Defterdarlığa gelen evrakların birimler itibariyle giriş kayıtlarını yaparak ilgili birimlere teslimini sağlamak
  2. Defterdarlık birimlerinin istatistiki bilgilerini koordine etmek ve altı aylık sürelerle Kuruluş

Brifingi hazırlayarak Valilik Makamına sunmak, üç aylık sürelerle de Defterdarlık Brifing Raporunu hazırlayarak Defterdarlık Makamına sunmak,

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Sorumluluk

Madde 10- Müdürlük görev alanına giren iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesinden ve bu kapsamda bir üst yöneticisinin bilmesi gereken hususları bildirmekten ve Ek-3’te belirtilen Etik Davranışlara uymaktan tüm personel sorumludur.

 

 

Müdür ve diğer yöneticiler;

Görev alanına giren iş ve işlemlerin mevzuata uygun bir şekilde yerine getirilmesinden,

  1. Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından,
  2. Kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından,
  3. Görev ve yetki devrinin gerekmesi halinde sınırlarının açıkça ve yazılı olarak belirtilmesinden ve mevzuata aykırı olmamasından,

sorumludur.

İzleme

Madde 11- Müdürlüğe gelen evrakın izlenebilmesine esas olmak üzere PEROP otomasyon sistemi Evrak Modülünden aylık olarak alınan rapor personel servisi tarafından yöneticilere sunulur.

Çalışanlarla, Müdürlüğün iş ve işlemleri ile sorunların, görüş ve önerilerin değerlendirilmesini sağlamak amacıyla yılda en az iki kez toplantılar yapılır ve değerlendirme sonuçları tutanağa ve kayda alınır ve yöneticilere sunulur.

Eğitim

Madde 12-  Müdürlük personeli; mesleki yeterliliklerinin sürekliliğini, bilgi, beceri ve donanımlarını artırarak daha etkin ve verimli olmalarını sağlamak amacıyla hizmet içi eğitim programlarına tabi tutulurlar.

Hizmet içi eğitimler, Bakanlıkça “Hizmet İçi Eğitim Planı ve Uygulama Esasları” da dikkate alınarak Müdürlükçe düzenlenebilir veya Maliye Yüksek Eğitim Merkezi Başkanlığınca düzenlenen eğitimlere personelin katılımları sağlanabilir.

Tereddütlerin Giderilmesi

Madde 13- Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Müdürlük yetkilidir.

Yürürlük

Madde 14–    Bu Yönerge onay tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 15-     Bu Yönerge hükümlerini Müdür yürütür.